Come fare una rassegna stampa online, anche automatica

Una rassegna stampa online è la selezione quotidiana degli articoli usciti sul web su un'organizzazione, un settore o un tema, ordinata per chi deve leggerla. Serve a far sapere a qualcuno, ogni mattina, cosa è successo senza che debba cercarlo. C'è chi la scrive ancora "rassegna stampa on line", staccato, ed è la stessa cosa.

Si può fare a mano in trenta minuti al giorno, si può comprare da un fornitore specializzato, o si può automatizzare quasi del tutto. Questa guida spiega le tre strade, cosa costano davvero, come scegliere un software e come si costruisce una rassegna che venga letta invece che archiviata. Se ti serve capire anche quando passare a un monitoraggio continuo, trovi le differenze tra rassegna stampa e media monitoring in un articolo a parte.

Cosa deve contenere

Una rassegna stampa che funziona ha cinque elementi, sempre gli stessi.

• Le testate e la data, perché chi legge deve poter valutare il peso di ogni fonte in un secondo.

• Il titolo originale, non riscritto: la rassegna riporta, non commenta.

• Una sintesi di due righe per ogni pezzo, che è la parte che fa risparmiare tempo davvero.

• Il link all'articolo, sempre, così chi vuole approfondire ci arriva senza cercare.

• Una gerarchia: le tre notizie che contano in cima, il resto sotto. Una rassegna senza gerarchia è un elenco, e gli elenchi non si leggono.

Quello che invece non deve contenere è il commento di chi la compila. Se serve un'interpretazione, va messa in un blocco separato e dichiarata come tale.

Le fonti: dove guardare, in che ordine

Il paniere di una rassegna seria si costruisce su tre livelli, e l'errore più comune è fermarsi al primo.

Il primo livello sono le testate generaliste e le agenzie, che danno il contesto e la misura di quanto un tema stia circolando.

Il secondo sono le pubblicazioni verticali del settore, dove le cose appaiono prima e con più precisione. Sono anche quelle che i tuoi concorrenti leggono meno.

Il terzo sono le fonti primarie: comunicati delle autorità, bollettini, registri, blog aziendali. È il livello che permette di arrivare prima di tutti, perché nessuno lo presidia.

A questi si aggiunge, se il tema lo richiede, il monitoraggio delle conversazioni sui social, che però è un mestiere diverso e va tenuto separato per non inquinare la rassegna con il rumore.

Rassegna stampa online gratis, fatta a mano

Si può costruire una rassegna decorosa senza spendere niente, accettando due limiti: il rumore da filtrare e il tempo da metterci.

Gli avvisi di Google Alerts coprono le parole chiave più ovvie e arrivano via email. Funzionano finché il tema è preciso: su termini generici restituiscono più comunicati riciclati che notizie. Ne abbiamo scritto i limiti nel dettaglio in questa analisi.

Un lettore di feed come Feedly o Inoreader permette di seguire direttamente le testate che contano, ed è il metodo più affidabile a costo zero. Il limite è che devi già sapere quali fonti seguire: il lettore non ti fa scoprire una pubblicazione che non conoscevi. È la differenza tra aggregare e curare, che abbiamo approfondito nel confronto tra aggregatori e curation.

Per le prime pagine dei quotidiani esistono servizi pubblici gratuiti, e diverse testate ne pubblicano una selezione ogni mattina.

Il tempo realistico di questo metodo, una volta a regime, è tra i venti e i quaranta minuti al giorno. Sembra poco finché non lo si moltiplica per i giorni lavorativi di un anno.

Comprarla da un fornitore

In Italia il mercato della rassegna stampa professionale è presidiato da alcuni operatori storici come eXtrapola, Volocom e Mimesi, affiancati dalle piattaforme internazionali di media monitoring.

Cosa si compra davvero, oltre alla comodità:

• la copertura della carta stampata, che online non trovi e che per molte organizzazioni resta la parte più delicata;

• radio e televisione, con trascrizioni;

• gli accordi con gli editori che permettono di riprodurre gli articoli e non solo di linkarli;

• l'archivio storico e la reportistica pronta da presentare.

I prezzi non sono pubblici: si va a preventivo, e dipendono dal numero di testate, dai temi monitorati e dal numero di destinatari. L'ordine di grandezza per un servizio strutturato è di migliaia di euro l'anno, e cresce con la copertura di carta e broadcast.

Un punto che vale la pena conoscere prima di improvvisare: riprodurre integralmente articoli altrui dentro una rassegna distribuita in azienda non è la stessa cosa che linkarli. La riproduzione è soggetta al diritto d'autore e in genere richiede una licenza, ed è uno dei motivi per cui le organizzazioni strutturate si rivolgono a fornitori che quelle licenze le hanno già. Se la tua rassegna esce dalla cerchia di chi l'ha scritta, è una verifica che conviene fare prima e non dopo.

Rassegna stampa automatica con l'AI

La terza strada è tenere il controllo editoriale e delegare la parte meccanica, che è anche quella che costa più tempo: trovare, filtrare, riassumere.

Il salto rispetto agli avvisi automatici sta in tre punti.

Si descrive l'interesse a parole, invece di costruire liste di parole chiave. "Notizie sull'innovazione nel settore assicurativo in Europa, escludendo annunci di finanziamento" è una frase che un sistema semantico capisce e che una lista di keyword non può esprimere.

Le notizie arrivano raggruppate. Venti articoli sullo stesso evento diventano una voce sola, ed è esattamente ciò che serve a una rassegna.

La sintesi è già scritta. Le due righe per articolo, che a mano sono la parte più lenta, arrivano pronte da rivedere.

Quello che non va delegato è la selezione finale e la gerarchia. Una rassegna completamente automatica è un elenco di link con un riassunto: utile, ma non è ancora una rassegna.

Con questo metodo produciamo la newsletter Briefinn, e il tempo di produzione è sceso da circa tre ore a una. Il conto dettagliato di cosa è cambiato è nel caso studio Briefinn.

flowchart LR
    A["Descrizione del perimetro"] --> B["Raccolta su fonti verticali"]
    B --> C["Raggruppamento per tema"]
    C --> D["Sintesi automatica"]
    D --> E["Selezione e gerarchia: umana"]
    E --> F["Invio: email, Slack, PDF"]

Le tre strade a confronto

La scelta dipende quasi sempre da una domanda sola: la carta stampata ti serve davvero? Se sì, il fornitore esterno è difficilmente evitabile. Se no, le altre due strade coprono il bisogno a una frazione del costo.

Software per la rassegna stampa: cosa guardare

Che tu valuti un fornitore storico o uno strumento di rassegna stampa automatica, le domande da fare durante la prova sono le stesse. Questi sono i criteri da controllare prima di firmare.

La prova più utile è anche la più semplice. Per due settimane confronta la rassegna del software con quella che fai a mano. Le notizie che ti sfuggono e quelle inutili che ti arrivano dicono più di qualsiasi demo.

Scova AI, per fare un esempio, lavora solo sul web. Monitora oltre 150.000 testate online e blog, e il perimetro si descrive a parole. La newsletter giornaliera arriva in automatico, con notifiche anche su Slack, Telegram o webhook. Radio, TV e social restano fuori, quindi se ti servono quei canali ti serve anche un fornitore che li copra.

Tra i fornitori italiani, ecco cosa dichiarano sui loro siti alcuni dei nomi più noti.

• Mimesi offre il monitoraggio di stampa, web, social media, radio e TV.

• Telpress dichiara oltre 40 anni di attività nel media monitoring, nella rassegna stampa e nell'analisi dei media.

• Volocom riunisce stampa, web, agenzie, radio, TV e social in un'unica piattaforma.

• Data Stampa affida a persone la selezione della rassegna della stampa nazionale e segue la stampa locale attraverso 17 sedi regionali.

Sono i servizi da valutare se oltre al web ti servono anche carta e broadcast.

Gli errori che rendono inutile una rassegna

Mandarla a un destinatario generico. Una rassegna senza un lettore preciso diventa un adempimento. Scrivi il nome della persona per cui la stai facendo.

Non avere un orario. Se arriva a orari diversi, smette di essere un'abitudine e diventa una notifica in più.

Metterci tutto. Quindici voci si leggono, quaranta no. Se il perimetro produce troppo, è il perimetro a essere sbagliato.

Non verificare. Una rassegna che riporta una notizia falsa la trasforma in informazione interna attendibile. Due minuti di controllo, con il metodo che abbiamo descritto qui, evitano il problema.

Domande frequenti

Come si fa una rassegna stampa online gratis?

Con un lettore di feed sulle testate che ti interessano e gli avvisi automatici sulle parole chiave, dedicando venti o trenta minuti al giorno a selezionare e sintetizzare. Funziona bene se i temi sono pochi e definiti.

Quanto costa un servizio di rassegna stampa?

I fornitori professionali lavorano a preventivo e non pubblicano i listini. L'ordine di grandezza per un servizio strutturato è di alcune migliaia di euro l'anno, e dipende soprattutto da quante testate cartacee e da quanti destinatari servono.

Si può fare una rassegna stampa automatica?

La raccolta, il raggruppamento e la sintesi sì. La selezione di cosa entra e in che ordine conviene tenerla umana: è la parte che distingue una rassegna da un elenco di link.

Quale software per la rassegna stampa conviene scegliere?

Dipende da cosa devi coprire. Se ti servono carta, radio e TV conviene un fornitore specializzato. Se basta il web, uno strumento di rassegna stampa automatica costa meno e si attiva in poche ore. In entrambi i casi provalo per due settimane accanto alla rassegna fatta a mano.

Cos'è una rassegna stampa personalizzata?

È una rassegna costruita per un destinatario preciso, con fonti, temi e ordine scelti per lui. Dallo stesso sistema possono partire ogni mattina rassegne diverse per il vertice, per l'ufficio stampa e per un cliente.

Posso copiare gli articoli dentro la rassegna?

Riprodurre integralmente contenuti altrui è cosa diversa dal linkarli e in genere richiede una licenza dagli editori. Se la rassegna circola oltre chi la scrive, conviene verificarlo prima: è uno dei motivi per cui i fornitori specializzati esistono.

Ogni quanto va aggiornato il perimetro?

Una volta al trimestre, e ogni volta che cambia qualcosa di sostanziale: un nuovo mercato, un nuovo cliente, una normativa in arrivo. Le fonti invecchiano più in fretta di quanto si creda.

Da dove cominciare

Scrivi in una frase di cosa deve parlare la rassegna e per chi. Scegli otto fonti distribuite sui tre livelli. Fissa un orario e non spostarlo. Per due settimane fallo a mano, perché è l'unico modo per capire cosa ti serve davvero. Solo dopo decidi se automatizzare o comprare: a quel punto saprai esattamente cosa stai comprando.